Gyakori tévhit, hogy a feladatok delegálása alatt sokan azt értik, hogy ki kell osztani a munkát, azonban ha jól akarjuk csinálni, ez egy sokkal összetettebb folyamat. Általánosságban elmondható, hogy ideális esetben minden feladatot annak kellene végeznie, aki a leghatékonyabban és a szervezet számára a legolcsóbban tudja azt elvégezni. De mit is jelent ez a gyakorlatban?

„Semmire nincs időm!”
A vezetői kiégés egyik leggyakoribb tünete, amivel business coach-hoz szoktak fordulni, hogy az illetőt maguk alá temetik a cég ügyes-bajos dolgai, elvész a mindennapi teendők tengerében, és úgy érzi, nincs ideje semmire. Egy kkv (mikro-, kis- és középvállalkozások összefoglaló neve) vezetőjének egyik legfontosabb feladata, hogy távlatokban gondolkodjon, megtervezze a hosszú távú stratégiát, egyszóval a jövőben tudjon lenni. Ha a cég működtetése, az operatív feladatok elvégzése túl sok energiáját köti le, akkor erre nem marad ideje, a jelenben ragad, és előbb-utóbb óhatatlanul utoléri a vezetői kiégés, ami általában azon érhető tetten, hogy már nem szívesen jár be a munkahelyére, és nincs kedve új dolgokba belefogni.

A delegálás mint megoldás
A delegálással kapcsolatos leggyakoribb probléma, hogy nem ismerjük fel a szükségességét. Az ugyanis már egy magasabb szint, amikor az ember rájön, hogy nem a feladat túl sok, egyszerűen csak rosszul vannak kiosztva. Ehhez az első, ám kulcsfontosságú lépéshez sokszor szükség van egy külső nézőpontra – pontosan ezt kínálja a business coaching. Ha a felismerés megtörtént, jön a következő akadály: át kell adni a döntést és a felelősséget, amivel együtt jár annak az elfogadása is, hogy az átruházott feladat új gazdája másképp fogja azt csinálni, mint ahogyan mi tettük. Könnyebb meglépni ezt, ha belátjuk, hogy mi magunk sem csináltuk tökéletesen, és akinek átadjuk, az máshogy fogja tökéletlenül megoldani. Az átadáskor nagyon fontos egy elégedettségi cél kijelölése, ami világítótoronyként vezeti a beosztottat, és nem csak annak a homályos célnak próbál megfelelni, hogy tegye boldoggá a főnökét.

A delegálás 5 lépése
Miután megtaláltuk a cégen belül azt a személyt, akinek az adott feladat a leginkább testhezálló, és annak elvégzése inkább feltölti, semmint elrabolná az energiáját, belekezdhetünk a delegálásba. Az első lépés a célszámok kitűzése, vagyis a KPI (Key Performanec Indicator – fő teljesítménymutató) meghatározása. Második lépésben megmutatjuk, mi hogyan csináljuk. A harmadik lépés az, amikor megnézzük, hogy az új feladattal megbízott személy, hogyan csinálja. A negyedik lépésben már nem követjük szorosan a folyamatot, csak meghallgatjuk a beszámolóját. Az ötödik és utolsó lépés pedig az, amikor már nem kérünk beszámolót, hanem kizárólag az első lépésben megadott KPI mentén értékeljük a teljesítményét. Ahhoz, hogy ez működjön, szükséges még egy úgynevezett nulladik feltétel is: a türelem. Nem reális azt várni senkitől, hogy percek alatt beletanuljon valamibe, amit mi évek óta csinálunk. A tapasztalat viszont azt mutatja, hogy a megfelelő ember kiválasztása, a jó delegálás és a türelem kombinációja hosszabb távon az adott munkafolyamat továbbfejlődését eredményezi.